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Artículo escrito por José María Salcedo, socio del despacho Ático Jurídico

Los trabajadores que cobran dietas por gastos de locomoción, de manutención y estancia, no tienen que tributar por ellas, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley de IRPF, y 9 del Reglamento del impuesto. Desde hace tiempo, Hacienda está comprobando la realidad de estas dietas, y en muchos casos obliga a tributar a los contribuyentes por su percepción. Por ello, conviene saber cómo declarar estas dietas, y qué hacer si Hacienda nos comprueba, e intenta hacernos tributar por ellas.

¿Qué dietas son las que no tributan?

El artículo 17 de la Ley del IRPF considera que tributan como rendimientos del trabajo “las dietas y asignaciones para gastos de viaje, excepto los de locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería con los límites que reglamentariamente se establezcan”. Por su parte, el artículo 9 del Reglamento del impuesto especifica los requisitos y límites para que dichas dietas no tributen.

El citado artículo reglamentario establece los límites máximos que quedan exceptuados de gravamen en cada caso, tanto para las dietas referidas a locomoción (se prevé un importe por kilómetro) como para las de estancia y manutención (diferenciando entre si se pernocta o no en municipio distinto del lugar de trabajo habitual).

Sin embargo, los problemas con Hacienda suelen venir más porque ésta cuestiona la realidad de las dietas, que porque se superen los límites exceptuados de gravamen.

Comprobando la realidad de las dietas

Es evidente que las dietas pagadas a los trabajadores, y por las que ellos no tributarán en su IRPF, tienen que ser reales y además debe poder acreditarse la realidad de los desplazamientos y estancias realizados. Por ello, es normal que Hacienda exija que se le acrediten la realidad de los desplazamientos realizados, y que éstos han sido en horario laboral.

Se aconseja evitar prácticas, relativamente frecuentes, consistentes en pagar un importe fijo, mes a mes, en concepto de dietas. Y ello porque, por su propia naturaleza de compensar gastos de desplazamientos, estancias o manutención, es difícil que esta cantidad sea siempre la misma todos los meses.

Del mismo modo, debe poder acreditarse la realidad de estos desplazamientos. Si se trata de visitas, lo normal será guardar un registro de las visitas realizadas cada día, con la firma del cliente si es posible, y el lugar en que se ha llevado a cabo la reunión. Y por supuesto todos los tickets y justificantes de los gastos realizados.

Pero, ante una comprobación de Hacienda, ¿quién debe acreditar la realidad de estas dietas, el trabajador o la empresa?

¿Quién debe probar la realidad de las dietas?

Estamos ante una cuestión muy discutida, y en la que existen discrepancias entre el criterio sostenido por Hacienda y por los Tribunales.

Porque quien paga las dietas es la empresa. Sin embargo, la comprobación de Hacienda la sufre el trabajador en su IRPF. Es a él al que la Agencia Tributaria obliga a tributar. Y ello, a pesar de que el propio artículo 9 del Reglamento del IRPF dispone que “el pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo”.

Por ello, el Tribunal Superior de Justicia de Galicia ha declarado que el trabajador no tiene ninguna obligación de conservar los tickets y facturas que acreditan la realidad de los desplazamientos por los que ha percibido las dietas. Y si la Agencia Tributaria quiere iniciar una comprobación, debe dirigirse también frente a la empresa, que es la obligada a conservar dicha documentación.

Si las dietas te las paga tu sociedad, la cosa se complica

Sin embargo, existen más problemas cuando el trabajador es a la vez socio de la empresa que paga las dietas. En estos casos, la cosa se complica, y Hacienda niega la no tributación de las dietas por dos motivos.

Por un lado, porque considera que, en este caso, en el que el trabajador es a la vez socio de la empresa, tiene la posibilidad de aportar toda la documentación que justifique las dietas. Y es que, aunque dicha documentación esté en poder de la empresa, su condición de socio le facilita su acceso. Sin embargo, se trata de un criterio absurdo. Y es que no se habla aquí de facilidad o proximidad a la prueba, sino de que al socio se le comprueba en su condición de trabajador, y no como socio o representante de la empresa.

Por tanto, si sólo se le comprueba a él (como trabajador), no tiene por qué aportar documentación que tiene la empresa, si no se requiere a ésta expresamente.

Por otro lado, Hacienda considera que, si el socio tiene más de un 50% de participación en el capital social de una entidad, no puede considerarse que presta su trabajo con dependencia y ajenidad, y por tanto no resulta de aplicación el régimen de dietas exoneradas de gravamen previsto. Y es que el citado régimen se aplica, únicamente, a aquellos contribuyentes que perciben rendimientos del trabajo obtenidos como consecuencia de una relación laboral, caracterizada ésta por notas de dependencia y ajenidad.

Deducir las cuotas que debieron retenerse: el salvavidas del contribuyente

Si Hacienda, por alguno de los motivos expuestos, considera que el contribuyente debe tributar por las rentas percibidas, incluirá éstas como rendimientos del trabajo. Sin embargo, en estos casos la empresa no habrá practicado retención sobre dichos rendimientos, en la creencia de que iban a tributar como dietas exoneradas de gravamen.

Por ello, el contribuyente puede, al recurrir la liquidación que se dicte, acogerse a lo dispuesto en el artículo 99.5 de la Ley de IRPF, que dispone que “cuando la retención no se hubiera practicado o lo hubiera sido por un importe inferior al debido, por causa imputable exclusivamente al retenedor u obligado a ingresar a cuenta, el perceptor deducirá de la cuota la cantidad que debió ser retenida”.

Es decir, ante la falta de retención, imputable a la empresa, que es la que paga los rendimientos, el trabajador sí podría deducirse al menos, en su declaración de IRPF, la retención que debió practicarse. Algo es algo.

Conclusión

En definitiva, la tributación de las dietas genera gran conflictividad, y es uno de los puntos clave y más espinosos del IRPF en los últimos años. Y aunque es obvio que las dietas pagadas y por las que el trabajador no tributa deben responder a la realidad, y los desplazamientos y estancias deben poder acreditarse, ello no implica que Hacienda pueda negar en bloque su exoneración de gravamen, ni exigir al trabajador más prueba de la que le corresponde.